Panduan Lengkap
KLIKAS POS

✦ Sebelum Mulai

KLIKAS POS tersedia dalam dua versi: Desktop (offline) dan Web (cloud). Cara akses awal berbeda sedikit, namun semua fitur sama.

Siapkan hal berikut sebelum memulai setup:

• ☐  Nama bisnis / toko
• ☐  Daftar cabang (jika lebih dari satu)
• ☐  Daftar kategori produk
• ☐  Daftar produk beserta harga jual

1 Setup Pertama Kali

Bagian ini hanya dilakukan sekali saat pertama kali menggunakan KLIKAS POS. Setelah selesai, Anda langsung bisa mulai berjualan.

Aktivasi Sistem

Saat pertama kali membuka aplikasi, sistem akan menampilkan halaman Aktivasi. Ikuti langkah berikut:

1. Isi data bisnis

   Masukkan nama bisnis Anda. Nama ini akan muncul di struk belanja pelanggan.

2. Buat akun Owner

   Isi nama lengkap, email, dan password untuk akun Owner (pemilik bisnis). Simpan baik-baik — ini adalah akun dengan akses penuh.

3. Selesai — Login

   Sistem akan langsung mengarahkan ke halaman login. Masuk dengan email dan password yang baru dibuat.

Pengaturan Bisnis

Setelah login, buka Pengaturan → Tab Bisnis untuk melengkapi informasi toko.

Setup Cabang

KLIKAS POS mendukung banyak cabang. Cabang pertama biasanya dibuat otomatis saat aktivasi. Untuk menambah cabang, buka Pengaturan → Tab Cabang → Tambah Cabang.

2 Input Data Awal

Sebelum bisa berjualan, input data produk terlebih dahulu. Urutan yang dianjurkan: Kategori → Produk → Supplier → Pelanggan.

Kategori Produk

Kategori membantu mengelompokkan produk di tampilan kasir. Buka menu Kategori.

1. Klik "Tambah Kategori"

   Tombol ada di pojok kanan atas daftar kategori.

2. Isi nama kategori

   Misal: Minuman, Makanan, Snack, Rokok. Pilih ikon emoji jika diinginkan.

3. Atur kategori induk (opsional)

   Jika kategori ini merupakan sub-kategori, pilih kategori induknya. Misal: Kopi di bawah Minuman.

4. Simpan

   Ulangi untuk semua kategori yang diperlukan.

Input Produk

Buka menu Produk. Setiap produk bisa memiliki satu atau lebih varian (misal: ukuran S/M/L, atau rasa Original/Coklat).

1. Klik "Tambah Produk"
2. Isi informasi produk

   Nama produk, kategori, satuan (pcs, kg, liter, porsi, dll). Centang "Izinkan qty desimal" jika produk dijual per satuan tidak bulat (misal: kg).

3. Tambah varian

   Setiap produk minimal memiliki 1 varian. Untuk produk tanpa variasi, nama varian bisa dikosongkan. Isi Harga Jual per varian.

4. Barcode & SKU (opsional)

   Jika menggunakan barcode scanner, isi kode barcode pada field yang tersedia.

5. Upload foto produk (opsional)

   Foto membantu kasir mengenali produk dengan cepat di tampilan kasir.

6. Simpan

Input Supplier

Supplier adalah pemasok / distributor tempat Anda membeli barang. Buka menu Supplier.

1. Klik "Tambah Supplier"
2. Isi data supplier

   Nama, nomor HP/telepon, email, dan alamat supplier.

3. Tambah produk supplier (opsional)

   Setelah supplier dibuat, Anda bisa menghubungkan produk ke supplier tersebut beserta harga belinya dari supplier itu. Berguna saat buat Purchase Order (PO).

Input Pelanggan

Data pelanggan diperlukan untuk program loyalitas, penjualan kredit, dan pengiriman. Buka menu Pelanggan.

1. Klik "Tambah Pelanggan"
2. Isi data pelanggan

   Nama dan nomor HP wajib diisi. Email dan alamat bersifat opsional.

3. Simpan

   Pelanggan langsung bisa dipilih saat transaksi di kasir.

3 Penambahan Stok

Ada dua cara menambah stok di KLIKAS POS, pilih sesuai kebutuhan:

Stok Masuk Cepat

Cara tercepat menambah stok tanpa melalui alur PO. Cocok untuk input stok awal atau pembelian tunai langsung. Buka menu Inventory → Stok Masuk Cepat.

1. Pilih cabang

   Pilih cabang tujuan stok masuk. (Owner dapat memilih semua cabang; kasir otomatis ke cabang aktif.)

2. Pilih supplier (opsional)

   Jika stok ini berasal dari supplier tertentu, pilih dari daftar. Boleh dikosongkan.

3. Isi catatan (opsional)

   Contoh: "Stok awal Mei 2026" atau "Pembelian tunai pasar".

4. Tambah produk

   Klik "+ Tambah Produk", cari nama produk. Untuk setiap item isi: Qty, HPP (harga beli/modal per satuan), dan Harga Jual (opsional, untuk update harga jual sekaligus).

5. Simpan Stok Masuk

   Stok langsung bertambah di cabang yang dipilih. Tidak ada faktur supplier yang dibuat.

3b Pembelian via Purchase Order (PO)

Alur pembelian barang dengan PO: buat PO → terima barang → stok masuk otomatis → bayar faktur supplier.

Membuat Purchase Order (PO)

PO adalah surat pemesanan resmi kepada supplier. Buka menu Supplier → Purchase Order → Buat PO.

1. Pilih supplier

   Pilih nama supplier dari daftar yang sudah diinput sebelumnya.

2. Pilih cabang tujuan

   Barang akan masuk ke stok cabang mana? Pilih cabang yang sesuai.

3. Tambah produk ke PO

   Klik "Tambah Produk", cari nama produk, isi jumlah (qty) yang dipesan dan harga beli per satuan.

4. Isi catatan (opsional)

   Misal: "Minta faktur sebelum pengiriman".

5. Simpan sebagai Draft atau Ordered

   Draft = masih bisa diedit. Ordered = sudah dikirim ke supplier, menunggu barang datang.

Menerima Barang (Goods Receipt)

Saat barang dari supplier tiba, buat Penerimaan Barang. Stok akan bertambah secara otomatis setelah proses ini selesai. Buka Penerimaan Barang.

1. Pilih "Dari PO" atau "Tanpa PO"

   Jika ada PO, pilih Dari PO dan pilih nomor PO yang sesuai. Item otomatis terisi. Jika tidak ada PO, pilih Tanpa PO dan input manual.

2. Verifikasi jumlah barang yang diterima

   Sesuaikan qty yang diterima dengan fisik barang. Boleh berbeda dari qty PO (bisa kurang atau lebih).

3. Upload foto faktur (opsional)

   Foto faktur/nota dari supplier bisa dilampirkan sebagai arsip digital.

4. Klik "Terima Barang"

   Status berubah ke Menunggu Pricing. Stok belum masuk — perlu langkah Pricing terlebih dahulu.

5. Klik "Pricing" untuk penetapan HPP

   Modal Pricing HPP terbuka. Di sini Anda:

   • Lihat ringkasan invoice: total, diskon, PPN
   • Tambah Biaya Tambahan / Landed Cost (opsional): ongkir, bea masuk, handling, dll. Biaya ini dialokasikan proporsional ke HPP setiap produk berdasarkan nilai item.
   • Pilih Pembulatan HPP: tanpa pembulatan, bulat rupiah, atau 2 desimal
   • Klik "Hitung HPP" — sistem menghitung HPP per unit otomatis
   • Koreksi HPP manual jika perlu
   • Klik "Simpan Pricing" — stok masuk & HPP diperbarui sekaligus

Membayar Tagihan Supplier

Setelah barang diterima, sistem otomatis membuat Tagihan Supplier (hutang ke supplier). Buka Tagihan Supplier untuk melunasi.

1. Pilih faktur yang ingin dibayar

   Cari berdasarkan nama supplier atau nomor faktur. Status: Belum Bayar, Sebagian, atau Lunas.

2. Klik "Bayar"

   Isi jumlah pembayaran, metode pembayaran (Transfer, Tunai, dll), tanggal, dan nomor referensi.

3. Upload bukti pembayaran (opsional)

   Foto atau screenshot bukti transfer bisa dilampirkan.

4. Simpan

   Status faktur otomatis diperbarui. Bayar bisa dilakukan bertahap (cicilan).

Transfer Stok dari DC ke Unit

Transfer stok hanya bisa dilakukan dari cabang DC (Distribution Center) ke cabang unit/toko. DC adalah gudang pusat yang mendistribusikan barang ke unit-unit di bawahnya.

1. DC buat transfer

   Login sebagai cabang DC. Buka Inventori → tab Transfer → Transfer Stok. Pilih cabang unit tujuan, tambah produk beserta jumlah yang akan dikirim.

2. DC setujui (Approve)

   DC mengkonfirmasi transfer. Stok DC langsung dikurangi sejumlah barang yang disetujui.

3. DC kirim (Ship)

   DC mengkonfirmasi barang sudah dikirim ke unit. Status berubah ke Dikirim. Sistem otomatis membuat nomor Surat Jalan (format: SJ-{KODE_DC}-{TANGGAL}-{ID}). Surat Jalan bisa dicetak langsung dari halaman detail transfer sebagai dokumen resmi pengiriman.

4. Unit terima barang

   Login sebagai cabang unit tujuan. Buka Inventori → tab Transfer. Transfer dengan status Dikirim akan tampil. Klik Terima untuk mengkonfirmasi barang sudah sampai — stok unit bertambah otomatis.

4 Operasi Kasir Harian

Ini adalah rutinitas harian kasir: buka shift → layani transaksi → tutup shift. Selalu mulai dengan membuka shift.

Buka Shift

Buka shift sebelum mulai transaksi. Buka menu Shift → Buka Shift.

1. Isi uang awal (modal kas)

   Hitung uang tunai di laci kas, lalu masukkan jumlahnya. Ini akan menjadi saldo awal shift.

2. Klik "Buka Shift"

   Shift dimulai. Waktu buka shift dicatat otomatis.

Transaksi di POS

Buka menu Kasir (POS). Ini adalah halaman utama untuk melayani pelanggan.

1. Cari produk

   Ketik nama produk di kotak pencarian, atau scan barcode produk. Klik produk yang muncul untuk memasukkannya ke keranjang belanja.

2. Sesuaikan jumlah

   Di keranjang, klik tombol + atau − untuk mengubah jumlah. Atau klik langsung angka qty untuk mengetik jumlah yang tepat.

3. Pilih pelanggan (opsional)

   Jika pelanggan terdaftar, klik Pilih Pelanggan dan cari nama/nomor HP. Ini diperlukan untuk menggunakan atau menambah poin loyalitas.

4. Terapkan diskon (opsional)

   Jika ada promo aktif, diskon otomatis diterapkan. Atau masukkan kode diskon secara manual.

5. Klik "Bayar"

   Jendela pembayaran terbuka. Pilih metode pembayaran:

   • Tunai — masukkan uang yang diterima, kembalian dihitung otomatis. Jika ada kembalian, muncul opsi Donasi (opsional) — pelanggan bisa mendonasikan sebagian atau seluruh kembalian; sisa kembalian tetap dikembalikan.
   • QRIS — tampilkan QR ke pelanggan, konfirmasi setelah pembayaran masuk.
   • Kartu Debit — gesek kartu debit via mesin EDC.
   • Kartu Kredit — gesek kartu kredit via mesin EDC.
   • Transfer — konfirmasi setelah transfer bank masuk.
   • Hutang — pelanggan bayar nanti (kredit). Wajib pilih pelanggan terlebih dahulu. Bisa isi DP dan tanggal jatuh tempo.

   Poin: bukan metode bayar terpisah — bisa diaktifkan sebagai tambahan di atas metode mana pun (kecuali Hutang). Centang "Gunakan Poin", sistem kurangi nilai poin dari total, sisa dibayar dengan metode yang dipilih.

6. Bayar dengan dua metode sekaligus

   Pilih metode pertama, isi jumlah, lalu tambah metode kedua untuk sisa pembayaran. Misal: Rp 50.000 tunai + Rp 20.000 QRIS.

7. Konfirmasi & cetak struk

   Klik Selesaikan Pembayaran. Struk otomatis tampil untuk dicetak ke printer thermal atau browser.

Hold (Tahan) Transaksi

Jika pelanggan perlu menunggu atau ingin melayani pelanggan lain dulu, gunakan fitur Hold.

1. Klik tombol "Hold"

   Keranjang saat ini disimpan sementara.

2. Layani pelanggan lain

   Mulai transaksi baru seperti biasa.

3. Recall transaksi yang di-hold

   Klik Recall Hold dan pilih transaksi yang ingin dilanjutkan.

Cetak Struk

Struk bisa dicetak langsung setelah transaksi atau dicetak ulang kapan saja via menu Struk.

KLIKAS POS mendukung dua mode cetak:

• Printer Thermal — printer 80mm koneksi USB atau Bluetooth. Cetak langsung, cepat.
• Print Browser — gunakan dialog print bawaan browser. Bisa ke printer biasa atau simpan ke PDF.

Tutup Shift

Di akhir jam kerja atau pergantian kasir, tutup shift untuk merekonsiliasi kas. Buka Shift → Tutup Shift.

1. Hitung uang di laci kas

   Hitung semua uang tunai yang tersisa, lalu masukkan jumlahnya ke field Uang Akhir.

2. Cek ringkasan shift

   Sistem menampilkan: total penjualan, total tunai yang seharusnya ada (modal awal + penerimaan tunai − pengeluaran), dan selisih (variance).

3. Isi catatan (jika ada selisih)

   Jika uang fisik tidak cocok dengan hitungan sistem, jelaskan alasannya di kolom catatan.

4. Klik "Tutup Shift"

   Shift tersimpan dan bisa dilihat di riwayat shift.

5 Manajemen Stok

Buka menu Inventori untuk melihat dan mengelola stok semua produk.

Penyesuaian Stok

Gunakan fitur ini untuk menambah atau mengurangi stok secara manual — misal koreksi stok awal, barang rusak, atau barang sampel.

1. Cari produk di halaman Inventori
2. Klik "Sesuaikan Stok"
3. Pilih jenis penyesuaian

   Tambah — stok bertambah (misal: koreksi stok awal, barang bonus).
   Kurangi — stok berkurang (misal: barang hilang, rusak, sample).

4. Masukkan jumlah dan alasan

   Keterangan alasan penyesuaian wajib diisi agar tercatat di log.

5. Simpan

   Stok langsung diperbarui.

Stock Opname (Hitung Fisik Stok)

Stock opname adalah pengecekan fisik stok untuk memastikan data di sistem sesuai dengan kondisi nyata di gudang.

1. Buat sesi opname

   Buka Inventori → Stock Opname → Buat Opname. Pilih produk-produk yang akan dihitung (bisa semua atau sebagian).

2. Mulai hitung

   Klik "Mulai". Status berubah ke Sedang Berjalan. Selama proses ini, transaksi tetap bisa berjalan.

3. Masukkan hasil hitung fisik

   Untuk setiap produk, masukkan jumlah yang Anda hitung secara fisik. Sistem menampilkan qty menurut catatan untuk perbandingan.

4. Commit penyesuaian

   Setelah semua produk dihitung, klik Commit. Sistem otomatis menyesuaikan stok sesuai hasil hitung fisik. Status opname menjadi Selesai.

6 Tagihan Penjualan (Piutang)

Tagihan Penjualan adalah menu untuk mengelola piutang pelanggan — saat pelanggan mengambil barang sekarang tapi bayar nanti (atau dicicil). KLIKAS POS mencatat piutang ini secara otomatis.

Membuat Tagihan (Transaksi Hutang)

1. Di halaman POS, pilih produk dan pelanggan seperti biasa
2. Saat pembayaran, pilih metode "Hutang"

   Anda bisa juga isi DP (uang muka) jika ada. Klik selesaikan pembayaran.

3. Faktur piutang otomatis dibuat

   Tersimpan di menu Tagihan Penjualan dengan status Belum Lunas.

Setup Cicilan

1. Buka menu Tagihan Penjualan, pilih faktur yang ingin dicicil
2. Klik "Atur Cicilan"

   Isi jumlah cicilan (tenor) dan bunga per bulan (jika ada). Jadwal cicilan otomatis dibuat.

3. Print perjanjian cicilan (opsional)

   Cetak sebagai dokumen resmi untuk ditandatangani pelanggan.

Mencatat Pembayaran Piutang

1. Buka Tagihan Penjualan, pilih faktur yang dibayar
2. Klik "Bayar"

   Isi jumlah, metode, tanggal, dan nomor referensi. Upload bukti jika ada.

3. Simpan

   Status faktur otomatis diperbarui. Bisa bayar sebagian berkali-kali hingga lunas.

4. Cetak kwitansi pembayaran

   Setiap pembayaran bisa dicetak sebagai kwitansi untuk pelanggan.

7 Hutang ke Supplier

Setiap penerimaan barang yang selesai otomatis menciptakan Tagihan Supplier (hutang dagang). Buka menu Tagihan Supplier untuk mengelolanya.

Fitur di menu ini sama seperti Tagihan Penjualan: lihat daftar hutang, bayar sebagian atau lunas, upload bukti bayar, dan pantau status (Belum Bayar / Sebagian / Lunas / Jatuh Tempo).

Retur Barang ke Supplier

Jika ada barang yang perlu dikembalikan ke supplier (cacat, salah kirim), buat Retur Supplier di menu Retur Supplier.

1. Klik "Buat Retur"
2. Pilih supplier dan produk yang diretur

   Masukkan jumlah dan alasan retur.

3. Simpan

   Stok otomatis berkurang dan hutang ke supplier bisa dikurangi sesuai nilai retur.

8 Pengiriman (Delivery)

Jika bisnis Anda melayani pengiriman ke alamat pelanggan, aktifkan opsi Delivery saat transaksi di POS.

1. Saat transaksi, aktifkan toggle "Pengiriman"

   Isi nama penerima, nomor HP, dan alamat pengiriman.

2. Selesaikan transaksi seperti biasa

   Order pengiriman otomatis tercatat di menu Pengiriman.

3. Update status pengiriman

   Buka menu Pengiriman. Untuk setiap order, isi nama kurir, ongkir, dan update status: Pending → Dikirim → Terkirim.

9 Diskon & Promosi

Buat dan kelola promosi harga di menu Diskon. Hanya satu diskon yang bisa aktif di satu waktu.

1. Klik "Buat Diskon"
2. Isi nama dan jenis diskon

   Persentase (%) — misal: potongan 10%.
   Nominal (Rp) — misal: potongan Rp 5.000.

3. Atur minimum pembelian (opsional)

   Misal: diskon berlaku jika total belanja minimal Rp 50.000.

4. Pilih target diskon

   Seluruh transaksi — potongan dari total belanja.
   Kategori tertentu — potongan hanya untuk produk di kategori dipilih.
   Produk tertentu — potongan hanya untuk produk tertentu.

5. Simpan lalu Aktifkan

   Klik tombol Aktifkan pada diskon yang ingin dijalankan. Diskon langsung berlaku di semua kasir.

10 Laporan

Semua laporan ada di menu Laporan. Gunakan filter tanggal dan cabang untuk menyesuaikan tampilan data.

Laporan Penjualan

Menampilkan ringkasan penjualan dalam periode tertentu.

Laporan Produk

Menampilkan performa setiap produk: berapa yang terjual, berapa pendapatan, dan berapa margin keuntungannya.

Laporan Inventori (Stok)

Menampilkan nilai stok saat ini di setiap cabang.

Laporan Kasir

Menampilkan performa setiap kasir — cocok untuk evaluasi kinerja tim.

Laporan Laba Rugi (P&L)

Laporan paling lengkap — menampilkan gambaran keuangan bisnis secara menyeluruh.

11 Pengguna & Hak Akses

Kelola akun karyawan dan atur siapa yang bisa akses fitur apa. Buka menu Pengguna dan Role.

Membuat Akun Pengguna Baru

1. Buka menu Pengguna → Tambah Pengguna
2. Isi data pengguna

   Nama lengkap, email (untuk login), password awal, dan nomor HP.

3. Pilih cabang dan role

   Pilih di cabang mana karyawan ini bekerja, dan berikan role yang sesuai.

4. Simpan

   Karyawan bisa langsung login dengan email dan password yang dibuat.

Role Bawaan Sistem

Membuat Role Kustom

Jika role bawaan tidak sesuai, buat role kustom di menu Role → Buat Role Baru. Anda bisa mengatur izin secara detail: fitur apa yang boleh diakses, aksi apa yang boleh dilakukan, dan data mana yang terlihat (hanya milik sendiri, hanya cabang, atau semua cabang).

12 Pengaturan

Buka menu Pengaturan untuk mengkonfigurasi detail bisnis, cabang, dan akun.

Tab Bisnis

Ubah nama bisnis, tarif pajak, teks header/footer struk, dan konfigurasi program poin loyalitas kapan saja.

Tab Cabang

Tambah, edit, atau nonaktifkan cabang. Setiap cabang bisa punya pengaturan pajak dan poin sendiri yang berbeda dari pengaturan global.

Tab Akun

Lihat informasi akun login Anda saat ini dan ubah password.

PIN Override Kasir

Buka menu PIN POS untuk membuat kode PIN yang digunakan supervisor untuk mengotorisasi aksi tertentu di kasir — seperti membatalkan transaksi (void) yang membutuhkan persetujuan atasan.